La direction des achats désigne l’une des branches les plus importantes au sein d’une entreprise commerciale. En effet, elle a pour devoir de déterminer des stratégies innovantes en faveur de la société. Dans cette optique, elle peut opter pour la dématérialisation du processus Procure-To-Pay. Ainsi, zoom sur les avantantages de cette alternative.
Plan de l'article
Le P2P : pour optimiser le processus d’achat
Le Procure-To-Pay ou P2P se définit comme étant une solution de digitalisation se caractérisant par trois étapes distinctes :
- La demande d’achat ;
- L’approvisionnement ;
- Le paiement de la facture.
Dans ce cadre, l’optimisation de cette démarche par le P2P permet de réduire la durée du traitement de chacune de ces étapes. Par ailleurs, regardez ici pour en découvrir davantage sur le déroulement de la dématérialisation du processus Procure-To-Pay au sein d’une entreprise.
Pour rehausser l’efficacité et la productivité de l’entreprise
L’automatisation de votre processus P2P contribue à l’élimination de certaines tâches manuelles fastidieuses et répétitives. En optant pour cette solution, vous aurez l’opportunité de vous focaliser sur les autres activités apportant plus de valeur ajoutée à votre entreprise. De cette manière, vous pourrez tirer avantage d’une meilleure productivité venant des collaborateurs.
Par ailleurs, par l’intermédiaire d’un gain de temps et de ressources, ce processus de dématérialisation favorise une amélioration de l’efficacité opérationnelle de certaines tâches. Par conséquent, chaque collaborateur sera en mesure d’optimiser l’usage leurs compétences et connaissances en faveur de votre société.
Pour minimiser les risques d’erreurs
Effectuer des opérations d’achat de façon manuelle peut parfois aboutir à certaines erreurs. En effet, bien que la tâche soit répétitive, il n’est pas rare de remarquer certaines fautes d’inattention provenant de vos collaborateurs. Ainsi, l’usage d’un logiciel d’automatisation P2P s’avère être indispensable pour éviter que cette situation ne se reproduise.
Dans cette optique, la digitalisation du processus permet de minimiser au maximum le risques d’erreurs occasionnées dans l’émission de factures, par exemple.
Pour diminuer les coûts
L’abandon des tâches manuelles constitue une étape cruciale à la réduction de vos dépenses d’entreprises. En effet, en faisant appel à la digitalisation du processus P2P, vous aurez la chance de réduire considérablement les coûts de main d’œuvre. En outre, les coûts relatifs à l’achat, aux stocks et à la gestion administrative seront fortement réduits.
D’ailleurs, cette diminution des coûts apparaît comme étant une conséquence naturelle des avantages énoncés précédemment. Dans ce cadre, en misant sur ce logiciel, vous pourrez non seulement accélérer le rythme du traitement des commandes mais générer également des économies significatives.
Pour augmenter la visibilité de votre activité
En adhérant la technologie P2P à votre activité, vous pourrez tirer profit d’une meilleure visibilité sur l’ensemble du processus d’achat de votre entreprise. De cette façon, vous bénéficierez d’un suivi en temps réel de l’intégralité des opérations d’achat incluant : les commandes, les factures, les paiements voire les performances des fournisseurs.
Cette transparence d’activité vous permettra de mieux tracer les dépenses de l’entreprise pour ensuite prendre des décisions plus éclairées. En outre, vous pourrez aisément suivre la progression des livraisons et le paiement des fournisseurs.
Pour améliorer les relations avec vos fournisseurs
Lorsque vous décidez d’automatiser votre processus P2P, vous serez en mesure de mettre en place une collaboration étroite avec vos fournisseurs. En effet, grâce à cette stratégie, le partage des informations et la communication entre partenaires deviennent largement fluides. Par conséquent, il sera plus facile de transmettre à temps les factures ; et les délais de paiements convenus seront davantage respectés.
En somme, le processus de dématérialisation P2P permet à la fois de garantir un meilleur retour sur votre investissement et pérenniser votre activité au fil des années.
